De plus en plus d’organisations reconnaissent désormais l’importance des agrégateurs de paiement ou des services de gestion et de digitalisation des transactions tel que HUB2. Cependant il apparaît qu’il est difficile pour les organisations de choisir des solutions adaptées à leurs propres écosystèmes. Alors que beaucoup d’entre eux s’appuient sur l’approche traditionnelle d’une demande de proposition (RFP) pour aider à affiner les options. Mais ce n’est pas la seule option possible. En effet, on peut se demander en quoi une preuve de concept (POC) peut être plus efficace. Les POC sont des tests en condition réelle, et ont du sens sur le marché actuel où les solutions technologiques se multiplient davantage. Ce qu’un POC fait est d’évaluer des solutions en gardant à l’esprit tous les scénarios possibles.
Le problème avec les RFP
Il n’y a rien d’intrinsèquement mauvais à se fier aux RFP, bien sûr. Dans un certain nombre de cas, ils sont inévitables en raison d’exigences légales. Cependant, ils finissent parfois par prolonger le processus de sélection des fournisseurs en introduisant des obstacles bureaucratiques. Personne ne peut nier qu’un processus d’appel d’offres prend du temps. De plus les organisations commencent à reconnaître qu’elles peuvent également produire des résultats indésirables au moment d’implémenter la solution retenue. Le marché actuel ne permet pas aux entreprises le luxe de prise de risque inutile, qui s’intensifie lorsque les applications ou les solutions évaluées ne sont pas créées pour les écosystèmes de l’entreprise. Dans un tel scénario, il devient impératif de pouvoir réduire des options qui affichent des niveaux d’efficacité raisonnables, qu’un POC parvient à faire mieux qu’un RFP.
Réussir un POC
Les organisations qui ont réussi ont changé leur façon d’évaluer les fournisseurs, se sont moins concentrer sur les fonctions ou les caractéristiques et sur les exigences des processus métiers. D’autres facteurs ont commencé à prendre de l’importance, comme les méthodes de déploiement, ou le niveau de maturité du produit, mais aussi comment le produit s’intègre dans le quotidien des utilisateurs, des changements qu’il opère dans les processus métiers, et la valeur ajoutée de ces changements. De plus, il est plus facile d’évaluer à quel point l’outil communique facilement avec le système d’information existant. Les POC fonctionnent bien lorsque les organisations ont une vision claire du projet de digitalisation : ses objectifs, sa portée, son calendrier et les ressources disponibles. Les POC offrent également le type d’assurance qui est critique lorsque des engagements financiers importants sont impliqués.
Ainsi faire un POC, sous-entend de mobiliser les équipes qui au quotidien sont impliquées dans le processus métier et qui utiliseront la solution retenue. Cependant pour gagner du temps dans le déploiement de la solution si elle est retenue, la direction métier aussi doit être impliquée dès le début. La réussite du POC dépend de cela aussi, afin que toutes les dimensions d’évaluation du test de la solution soient bien prises en compte.
De plus, il est important de se mettre en mode projet lorsque l’on réalise un POC. Cela signifie que le test doit être défini dans un temps limite, avoir des critères d’évaluation clairs et partagés par tous, et avoir un suivi de l’atteinte des objectifs avec une réunion hebdomadaire de chaque partie prenante.
Les avantages du POC
Le premier avantage d’un POC est qu’il permet de répondre tout de suite aux doutes que l’on peut se faire sur solution ou un type de solution. Le POC permet en effet le potentiel de la solution et de vérifier sa compatibilité avec les exigences fixées.
De plus, comme il implique dès le début chaque partie prenante, cela provoque une adhésion beaucoup plus forte de tous à la solution retenue, car ils ont tous été impliqués dans le processus de test de la solution. Ainsi, les changements d’organisation se font plus facilement au moment de déployer la solution.
Et cet effet d’adoption est renforcé, par le fait que le POC permet aussi d’identifier des premiers problèmes que la solution retenue pourrait générer. On peut prévoir alors en anticipation ce qu’il faudra effectuer pour résoudre ces problèmes.
Par ailleurs, l’avantage le plus concret, est que le POC permet d’avoir une vision réelle du coût d’utilisation de la solution. Ainsi le cadrage budgétaire s’appuie sur des éléments beaucoup plus fiables.
Comment HUB2 procède
Dans chacune de nos démarches et rendez-vous avec nos prospects, nous préconisons de procéder à une phase de test en mode “trial”, qui une période où nous ne facturons que les coûts opérateurs des transactions et où nous mettons à disposition nos outils digitaux dans un cas d’usage précis.
Lorsque le cas d’usage est bien défini, et que les parties prenantes sont bien identifiées et impliquées, nous pouvons alors déployer les outils choisis pour le test en l’espace de quelques semaines en fonction de la complexité du cas d’usage.
Pour aller vite, nous somme aussi capable de le faire dans un mode dégradé, c’est à dire qui ne correspond pas forcément à la solution cible, car elle demanderait trop de temps à être mise en place dans le cadre d’un POC, mais suffisamment proche de la solution cible pour permettre à notre client de vérifier ses hypothèses de succès durant la période de test.
Nous mettons en place une équipe projet en interne afin d’accompagner les différentes parties prenantes dans l’utilisation des outils et dans l’évaluation des critères. De plus, lorsqu’un un manque fonctionnel est identifié, nous sommes capables de répondre au besoin exprimé en proposant une évolution de nos solutions qui sera spécifique à notre client. Cela permet d’anticiper si nous sommes choisies, et de fournir une solution la plus adaptée au contexte de notre client.